Mit dem Versandkalkulator berechnen Sie Frachtkosten zuverlässig und genau, tagesaktuelle Kraftstoffzuschläge fließen direkt in die Kalkulation ein. R2commerce führt diese Kalkulation mit Kunden-Dashboards, Team-Chat und KI-gestützten Werkzeugen zusammen. Das Ergebnis: Eine Plattform, auf der Ihr Team Sendungen, Aufträge und Kundenbeziehungen gemeinsam zum Erfolg führt.
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Die Einladung neuer Benutzer erfolgt durch die Administratoren der registrierten Unternehmen.
Ronny Hirschmann
Dorfstraße 92
02742 Friedersdorf
Deutschland
Telefon: +49 160 92457947
E-Mail: info@rn-software.com
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Das Angebot des Versandkalkulators richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir nicht verpflichtet und nicht bereit (§ 36 VSBG).
Der auf dieser Website angebotene Versandkalkulator befindet sich im Betastadium (Testversion) und richtet sich ausschließlich an Unternehmer i. S. d. § 14 BGB. Die Nutzung setzt den Abschluss einer gesonderten Nutzungsvereinbarung voraus. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten: siehe Datenschutzerklärung.
Version 3.9 – Stand: 27. Oktober 2026
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(nachfolgend „wir“)
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (insbesondere § 38 BDSG) nicht vorliegen.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Websites versandkalkulator.de und r2commerce.eu einschließlich der Beta-Registrierung sowie für die Webanwendung „Versandkalkulator“. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen („Kunden“); die Anwendung nutzen deren Beschäftigte („Nutzer“).
Für die Verarbeitungen, die der Bereitstellung, Sicherheit und Organisation der Website und der Anwendung dienen (Abschnitte 4 bis 9 und 11), sind wir Verantwortlicher. Die Sendungs- und Kalkulationsdaten, die Kunden und Nutzer eingeben (Abschnitt 10), verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO); Verantwortlicher für diese Daten ist der Kunde.
Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Webserver technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem.
Treten Fehler auf (z. B. verweigerter Zugriff oder ein Serverfehler), speichern wir zusätzlich ein Fehlerprotokoll mit aufgerufener Adresse, Zeitpunkt, technischer Fehlermeldung und – sofern Sie angemeldet sind – Ihrem Nutzerkonto.
Zweck: Auslieferung der Inhalte, Stabilität, Fehleranalyse und IT-Sicherheit (u. a. Abwehr von Angriffen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).
Speicherdauer: Webserver-Protokolle 14 Tage, Fehlerprotokolle 90 Tage, jeweils mit automatischer Löschung.
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Tracking-, Analyse- und Marketing-Cookies setzen wir nicht ein. Schriftarten und Skripte werden ausschließlich von unserem eigenen Server geladen.
| Cookie | Zweck | Laufzeit |
|---|---|---|
| sessionid | Anmeldung und Sitzung in der Anwendung | bis zur Abmeldung, höchstens 14 Tage; nach 8 Stunden ohne Aktivität werden Sie automatisch abgemeldet |
| csrftoken | Schutz von Formularen gegen Cross-Site-Request-Forgery | 1 Jahr |
| messages | kurze Statusmeldungen (z. B. „Gespeichert“) | bis zur Anzeige der Meldung |
| rn_trusted_device | nur bei Administratorkonten des Betreibers mit Zwei-Faktor-Anmeldung, wenn „Diesem Gerät vertrauen“ gewählt wird | 30 Tage |
Rechtsgrundlage für die damit verbundene Datenverarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Für die Registrierung verarbeiten wir: Firma, Rechtsform, Anschrift, Land, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Handelsregisterangaben, Anrede, Vor- und Nachname, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Angaben zu Versandvolumen und genutzten Versanddienstleistern (freiwillig) sowie Ihre Bestätigungen zur Unternehmereigenschaft und zur Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung mit Zeitpunkt.
Ablauf: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, der 48 Stunden gültig ist. Nach der Bestätigung prüfen wir die Angaben und schalten den Zugang frei. Eine angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen wir über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission; dabei werden Ländercode und Nummer übermittelt, und VIES meldet Gültigkeit, Name und Anschrift des Unternehmens zurück.
Zweck: Prüfung der Unternehmereigenschaft und Anbahnung der Nutzung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner werden (z. B. als Einzelunternehmer); im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Anbahnung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen).
Speicherdauer: Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir nach 48 Stunden, freigegebene und abgelehnte 30 Tage nach unserer Entscheidung. Bei einer Freigabe werden die Angaben in das Kunden- und Nutzerkonto übernommen (Abschnitt 7).
Nutzer werden von ihrem Unternehmen oder von uns eingeladen. Dabei verarbeiten wir Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Sprache, Startseite und die vorgesehenen Rechte. Diese Daten erhalten wir in der Regel nicht von Ihnen selbst, sondern von Ihrem Arbeitgeber (Art. 14 DSGVO). Der Einladungslink ist 7 Tage gültig; gespeichert wird nur ein Prüfwert des Links. Nicht angenommene Einladungen löschen wir 30 Tage nach Ablauf.
Im Nutzerkonto speichern wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenzugehörigkeit, Sprache, Rechte und Einstellungen. Freiwillig können Sie Anrede, Telefonnummer, Position, Ihre Mitarbeiternummer und Ihr Mitarbeiterkürzel im Unternehmen, einen Text „Über mich“, Ihren Geburtstag und ein Profilbild hinterlegen. Ihren Namen, Ihr Profilbild und – nur wenn Sie dies einstellen – Ihren Geburtstag sehen die Nutzer Ihres Unternehmens. Profilbilder speichern wir ohne Metadaten (z. B. ohne Standort) und liefern sie nur an angemeldete, berechtigte Nutzer aus. Passwörter speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hashwert.
Bei jedem Anmeldeversuch speichern wir Benutzername, IP-Adresse, Zeitpunkt und Ergebnis. Nach fünf Fehlversuchen wird die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Zusätzlich führen wir eine Anmeldehistorie mit An- und Abmeldezeitpunkten.
Bei Anmeldungen, fehlgeschlagenen Anmeldungen, angeforderten und durchgeführten Passwortänderungen sowie Änderungen an der Zwei-Faktor-Anmeldung erhalten wir eine Sicherheitsbenachrichtigung per E-Mail mit Benutzername, Zeitpunkt, IP-Adresse, bei Fehlversuchen auch Browserangaben, sowie dem ungefähren Standort (Land und Ort). Den Standort ermitteln wir ausschließlich auf unserem eigenen Server mit der Datenbank „IP to City Lite“ von DB-IP (db-ip.com); Ihre IP-Adresse wird dafür nicht an Dritte übermittelt.
Zweck: Erkennen und Abwehren unbefugter Zugriffe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten und der darin gespeicherten Daten).
Speicherdauer: Anmeldeversuche 30 Tage, Anmeldehistorie 90 Tage, jeweils mit automatischer Löschung. Sicherheitsbenachrichtigungen bewahren wir auf, solange sie zur Aufklärung möglicher Sicherheitsvorfälle erforderlich sind.
Für die Administratorkonten des Betreibers ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App vorgeschrieben. Wir speichern dafür den geheimen Schlüssel der App, Notfallcodes sowie – wenn Sie „Diesem Gerät vertrauen“ wählen – einen Prüfwert des Geräte-Cookies, die Browserkennung und das Ablaufdatum. Vertrauenswürdige Geräte löschen wir nach Ablauf von 30 Tagen.
Nutzer können sich untereinander und mit uns schreiben. Wir speichern Absender, Empfänger, Zeitpunkt, Lesestatus und den Nachrichtentext; der Text wird in der Datenbank verschlüsselt abgelegt. Nachrichten löschen wir automatisch nach 365 Tagen. Dateianhänge werden nach dem ersten Herunterladen vom Server gelöscht, nicht abgeholte Anhänge nach 30 Tagen.
Solange die Anwendung geöffnet ist, sehen andere Nutzer Ihres Unternehmens, dass Sie online sind. Dieser Status wird nur im Arbeitsspeicher geführt, erlischt 90 Sekunden nach dem letzten Lebenszeichen Ihres Browsers und wird nicht protokolliert.
Für Support-Anfragen speichern wir Titel, Beschreibung, Typ, Priorität, Status, Kommentare, hochgeladene Bildschirmfotos und den Verfasser. Bewertungen von Hilfeartikeln werden als Ticket gespeichert. Tickets bleiben zur Nachvollziehbarkeit des Supports erhalten; wird ein Nutzerkonto gelöscht, wird der Verfasser anonymisiert. Systembenachrichtigungen (z. B. zu Kraftstoffzuschlägen) speichern wir mit dem Lesestatus je Nutzer.
Rechtsgrundlage für Abschnitt 7 und 8: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Anwendung und an der effizienten Durchführung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen). Eine Stützung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO scheidet aus, da Nutzer in der Regel nicht selbst Vertragspartei sind.
Für KI-gestützte Funktionen nutzen wir die Programmierschnittstelle (API) von Mistral AI SAS, Paris, Frankreich:
Datenschutzhinweis zum Textgenerator: Geben Sie bitte keine personenbezogenen Daten ein, insbesondere keine Namen, Kontaktdaten oder Angaben zu Kunden und Beschäftigten. Der Text wird zur Verarbeitung an Mistral AI übermittelt. Mit dem Häkchen vor dem Absenden bestätigen Sie, diesen Hinweis gelesen zu haben.
Mit Mistral AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) nach Art. 28 DSGVO. Die API von Mistral AI wird nach Angaben des Anbieters auf Servern in der EU betrieben. Über die API übermittelte Daten werden nach diesem Vertrag nicht zum Training der Modelle verwendet und nur für eine kurze Frist zur Missbrauchskontrolle gespeichert. Soweit Mistral AI Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR einsetzt, sind diese Übermittlungen nach Angaben von Mistral AI durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit Eingaben Sendungs- oder Kalkulationsdaten Ihres Unternehmens betreffen, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag des Kunden (Abschnitt 10). Die Ergebnisse sind unverbindliche Vorschläge.
Bei der Nutzung verarbeitet der Versandkalkulator insbesondere Abhol- und Lieferdaten (Postleitzahlen, Länder, Termine), Frachtangaben (Stückzahl, Maße, Gewicht, Gurtmaß, Warenwert), gewünschte Leistungen, Freitexte sowie Absender- und Empfängeradressen mit Ansprechpartnern. Verantwortlicher für diese Daten ist der Kunde; wir verarbeiten sie ausschließlich nach dessen Weisung.
Entfernungen ermitteln wir auf unserem eigenen Server anhand der Postleitzahlen. Preise und Machbarkeit berechnen wir anhand der bei uns hinterlegten Tarife; für die Kalkulation werden keine Sendungsdaten an Versanddienstleister übermittelt. Eine Versandanfrage senden wir auf Wunsch per E-Mail ausschließlich an Ihre eigene Adresse.
Hat Ihr Unternehmen einen eigenen Zugang zu GEL Express Logistik hinterlegt, können Sie aus einer Kalkulation ein Versandlabel erstellen. Erst wenn Sie dies auslösen, übermitteln wir Absender- und Empfängeradresse, gegebenenfalls die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für die Zustellankündigung (Avis), die Packstückdaten, Ihre Referenz und die Information für die Rechnung an GEL Express Logistik GmbH, Willich (Referenz und Rechnungsinformation enthalten je nach Einstellung Ihres Unternehmens auch Ihre Mitarbeiternummer oder Ihr Mitarbeiterkürzel aus Ihrem Profil); die Schnittstelle betreibt für GEL die EQUIcon Software GmbH, Jena. Für eine reine Preisabfrage bei GEL übermitteln wir nur Land und Postleitzahl des Empfängers, die gewünschten Leistungen und die Packstückdaten. Bearbeiten Sie ein Label, übermitteln wir die geänderten Angaben erneut an GEL, die die Sendung damit vollständig ersetzt. Nach der Freigabe einer Sendung fragen wir deren Status (Abholung, Transport, Zustellung) in der öffentlichen Sendungsverfolgung von GEL (gel-express.de) ab – automatisch und auf Ihren Wunsch („Status aktualisieren“); dabei übermitteln wir nur die Sendungsnummer. Wir speichern die Zeitpunkte und die Bezeichnung der erreichten Stufen, die von GEL gemeldete Packstückzahl und, falls GEL ein Zustellproblem meldet, nur dessen Art aus einer festen Liste (z. B. „Empfänger nicht angetroffen“), nie den Freitext der Seite. Wer das Label erstellt hat, erhält bei Zustellung oder einem Zustellproblem eine Benachrichtigung in der App. Zeigt die Sendungsverfolgung erstmals eine bestimmte Kombination von Stufen, speichern wir die abgerufene Seite zur Prüfung unserer Auswertung höchstens 7 Tage lang auf unserem Server; sie ist nur dem Betreiber zugänglich. Freigegebene Sendungen sind in der Sendungsübersicht mit der Sendungsverfolgung von GEL verlinkt; erst wenn Sie den Link anklicken, ruft Ihr Browser in einem neuen Tab die Website von GEL mit der Sendungsnummer auf, für die dann die Datenschutzhinweise von GEL gelten. Der Vertrag über den Transport besteht zwischen Ihrem Unternehmen und GEL.
Speicherdauer: Sendungen bleiben gespeichert, bis sie gelöscht werden; gelöschte Sendungen liegen 30 Tage im Archiv und werden danach endgültig gelöscht. Im Kalkulationsprotokoll entfernen wir nach 90 Tagen den Nutzerbezug und die Freitexte. Versandlabels (PDF) löschen wir, sobald die Sendung storniert wird; die Angaben zum Label (Sendungsnummer, Empfängername und -ort) werden zusammen mit der Kalkulation gelöscht. Damit Sie ein Label später bearbeiten können, speichern wir außerdem die Eingaben aus dem Label-Fenster (Absender, Empfängeranschrift mit Ansprechpartner, Avis-Kontakt, Zustellhinweis, Referenz und Leistungen) verschlüsselt; sie werden bei der Stornierung gelöscht, sonst zusammen mit der Kalkulation.
Das Dashboard zeigt das Wetter am Standort Ihres Unternehmens. Bei Unternehmen in Deutschland ermitteln wir die Koordinaten auf unserem Server aus der Postleitzahl; bei Unternehmen im Ausland übermitteln wir Ort und Land an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich). Die so ermittelten ungefähren Koordinaten übermitteln wir an den Wetterdienst Open-Meteo (open-meteo.com). Die Abfragen erfolgen von unserem Server aus, nicht aus Ihrem Browser; personenbezogene Daten werden dabei nicht übermittelt. Die Ergebnisse werden zwischengespeichert.
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB, § 147 AO) entgegenstehen.
E-Mails der Anwendung (z. B. Einladungen, Passwort-Zurücksetzen, Bestätigungs- und Sicherheitsnachrichten) versenden wir über den Mailserver unseres Hosting-Anbieters netcup.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nur im Rahmen von Abschnitt 9 (Unterauftragsverarbeiter von Mistral AI, abgesichert durch Standardvertragsklauseln) statt.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Webserver-Protokolle | 14 Tage |
| Fehlerprotokolle | 90 Tage |
| Anmeldeversuche (mit IP-Adresse) | 30 Tage |
| Anmeldehistorie | 90 Tage |
| Vertrauenswürdige Geräte (Zwei-Faktor-Anmeldung) | 30 Tage |
| Nicht angenommene Einladungen | 30 Tage nach Ablauf des Links |
| Beta-Registrierungen | unbestätigt 48 Stunden, entschieden 30 Tage nach der Entscheidung |
| Chatnachrichten | 365 Tage |
| Chat-Anhänge | bis zum ersten Herunterladen, höchstens 30 Tage |
| Gelöschte Sendungen (Archiv) | 30 Tage |
| Kalkulationsprotokoll | Nutzerbezug und Freitexte werden nach 90 Tagen entfernt |
| Nutzerkonto, Profil, Tickets | bis zur Löschung bzw. Anonymisierung des Kontos |
| Datensicherungen | 14 Tage |
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; betroffene Daten werden bis zum Ablauf der Frist gesperrt und danach gelöscht.
Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Passwörter werden nur als Hashwert, Chatnachrichten verschlüsselt gespeichert. Zugriffe sind auf berechtigte Personen beschränkt, die Administratorkonten des Betreibers zusätzlich durch eine Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt. Wir erstellen täglich eine Datensicherung, die nur der Administrator lesen kann und die nach 14 Tagen gelöscht wird.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Angemeldete Nutzer können eine Kopie ihrer Daten jederzeit selbst unter „Einstellungen“ › „Meine Daten“ herunterladen. Im Übrigen genügt eine formlose Nachricht an die Kontaktdaten in Abschnitt 1; wir antworten innerhalb eines Monats. Für Sendungs- und Kalkulationsdaten (Abschnitt 10) wenden Sie sich bitte an Ihr Unternehmen; Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir dorthin weiter.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine formlose Nachricht an die Kontaktdaten in Abschnitt 1 genügt.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Maternistraße 17, 01067 Dresden (Postanschrift: Postfach 11 01 32, 01330 Dresden), E-Mail: post@sdtb.sachsen.de.
Die Pflichtangaben bei Registrierung und Nutzung sind erforderlich, um den Versandkalkulator bereitzustellen; ohne sie ist eine Nutzung nicht oder nur eingeschränkt möglich. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Kunden in geeigneter Weise, z. B. per E-Mail oder durch einen Hinweis in der Anwendung.